Phần mềm kế toán là gì? Phần mềm kế toán là một ứng dụng tích hợp các nghiệp vụ của nhân viên kế toán. Việc sử dụng phần mềm này giải quyết các vấn đề liên quan đến sổ sách kế toán, nhật ký công ty, khai thuế, thu nợ, xử lý các khoản tiền mặt, thanh toán nợ và trả lương cho nhân viên. Ngoài ra, phần mềm cũng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tạo các báo cáo tài chính và dự báo tiền mặt khi cần thiết.
Contents
Phần mềm kế toán là gì?
Phần mềm kế toán là một ứng dụng hỗ trợ xử lý các công việc của nhân viên kế toán. Nó giống như một “người trợ lý” giúp các kế toán viên thực hiện các thao tác kế toán hàng ngày như nhập liệu, tính toán, tổng hợp, lập báo cáo và xuất dữ liệu một cách tự động, có hệ thống và độ chính xác cao. Phần mềm này dựa trên dữ liệu đầu vào mà nhân viên cung cấp.
Phần mềm kế toán có thể đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ từ cơ bản đến chuyên sâu và phù hợp cho mọi lĩnh vực, ngành nghề và quy mô doanh nghiệp từ vừa đến nhỏ.
Lợi ích của phần mềm kế toán mang lại
Tự động hoá các thao tác kế toán thủ công
Việc áp dụng phần mềm vào xử lý công việc mang lại lợi ích rõ rệt nhất là sự tự động hóa các thao tác nghiệp vụ. Các công việc này được thực hiện tự động dựa trên dữ liệu đầu vào mà nhân viên kế toán nhập vào. Kết quả là các báo cáo, sổ sách,… được tự động tạo ra từ nguồn dữ liệu này, giúp giảm bớt nhiều thao tác thủ công và tăng cường hiệu suất làm việc của kế toán viên.
Tiết kiệm các loại chi phí
Sự tự động hóa công tác kế toán giúp doanh nghiệp giảm đáng kể các công đoạn phức tạp thường gặp trong quá trình làm thủ công, như xuất – nhập dữ liệu, quản trị – tìm kiếm tài liệu và bảo quản hóa đơn. Khi quy trình đã được thiết lập và vận hành một cách trôi chảy, doanh nghiệp có thể tiết kiệm một lượng lớn thời gian và công sức.
Xây dựng báo cáo dễ dàng và nhanh chóng hơn
Phần mềm kế toán có khả năng thống kê và tạo báo cáo theo yêu cầu của doanh nghiệp trong thời gian ngắn nhất. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép truy xuất tự động các báo cáo, sổ sách và tờ khai thuế, giúp giảm thiểu thao tác và công sức mà nhân viên kế toán phải làm nếu thực hiện các báo cáo, sổ sách này bằng phương pháp thủ công. Hơn nữa, các báo cáo trên phần mềm có thể được xuất ra dưới dạng file Excel, Word hoặc các định dạng khác và tiện lợi cho việc in ấn.
Công tác kế toán có tính thừa kế
Phần mềm kế toán giúp công tác kế toán được liên tục, ngay cả khi có sự thay đổi nhân sự trong bộ phận kế toán. Dù có nhân sự mới, họ vẫn có thể dễ dàng tìm lại dữ liệu cũ để nghiên cứu và hiểu rõ tình hình mà không cần sự trợ giúp từ người khác.
Các loại phần mềm kế toán thông dụng nhất hiện nay
Hiện nay, có một số lượng lớn các loại phần mềm kế toán có sẵn trên thị trường. Tuy nhiên, chúng có thể được phân loại chủ yếu thành hai loại dựa trên cấu trúc của chúng là: Phần mềm đóng gói và phần mềm theo yêu cầu riêng.
Phần mềm đóng gói
Phần mềm đóng gói là kết quả của việc đầu tư nghiên cứu và tổng hợp từ nhiều khảo sát về nhu cầu thực tế của các nghiệp vụ hoặc một số lĩnh vực cụ thể trong doanh nghiệp. Nó kết hợp các chuẩn mực và nghiệp vụ đặc trưng để tạo thành một mô hình tổng thể.
Phần mềm thiết kế theo yêu cầu riêng
Phần mềm được thiết kế và xây dựng bởi nhà phát triển phần mềm theo yêu cầu của từng khách hàng, nhằm thích ứng với các đặc điểm và quy trình hoạt động mà doanh nghiệp đang áp dụng.
Mỗi doanh nghiệp sẽ có các đặc điểm riêng, cùng với nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán khác nhau. Để lựa chọn sản phẩm phù hợp, bạn cần cân nhắc kỹ ưu nhược điểm của từng loại phần mềm kế toán.
Làm thế nào để lựa chọn phần kế toán phù hợp?
Thông thường, doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố như sau:
Mức độ dễ sử dụng
Đặc điểm của phần mềm kế toán phù hợp bao gồm giao diện trực quan, thân thiện; sử dụng đơn giản, dễ nắm bắt ngay cả đối với người dùng không có kiến thức về kế toán; thao tác nhanh, chính xác và dễ thực hiện, bao gồm các tác vụ như nhập liệu, điều chỉnh sai số, tạo bảng biểu và báo cáo.
Chi phí đầu tư, nâng cấp phần mềm
Theo nguyên tắc, chi phí đầu tư và nâng cấp phần mềm kế toán sẽ phụ thuộc vào các chức năng nghiệp vụ mà phần mềm cung cấp, cũng như đặc thù của lĩnh vực và yêu cầu tùy chỉnh phần mềm của doanh nghiệp.
Tính thích ứng với nhu cầu của doanh nghiệp
Tùy thuộc vào lĩnh vực, ngành nghề và quy mô hoạt động của doanh nghiệp, cần xem xét mức độ phù hợp của phần mềm kế toán với hoạt động của bộ phận kế toán trong doanh nghiệp để lựa chọn phù hợp.
Độ bảo mật
Độ bảo mật là một yếu tố cực kỳ quan trọng vì kế toán liên quan trực tiếp đến việc quản lý sổ sách, chứng từ, dữ liệu tài chính nhạy cảm như nguồn vốn và giao dịch kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, để chọn một phần mềm kế toán có mức độ bảo mật cao, doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm có bản quyền được cung cấp bởi các nhà phát triển và đối tác phân phối có uy tín.
Phân biệt phần mềm kế toán và phần mềm nhân sự
Phần mềm kế toán và phần mềm quản trị nhân sự là hai loại phần mềm quản lý doanh nghiệp khác nhau, được thiết kế để giúp quản lý và theo dõi các khía cạnh khác nhau trong một tổ chức. Dưới đây là cách phân biệt chúng:
- Phần mềm kế toán:
- Mục tiêu chính: Phần mềm kế toán được tạo ra để quản lý và theo dõi các giao dịch tài chính và sổ sách của một tổ chức. Nó giúp theo dõi thu chi, lập báo cáo tài chính, quản lý thuế, và thực hiện các hoạt động liên quan đến kế toán.
- Chức năng: Phần mềm kế toán thường bao gồm quản lý sổ cái, tạo hóa đơn, theo dõi công nợ và nợ, tính lương nhân viên, và tạo báo cáo tài chính.
- Người dùng chính: Những người làm kế toán, thuế, và tài chính trong tổ chức thường sử dụng phần mềm kế toán.
- Phần mềm quản trị nhân sự:
- Mục tiêu chính: Phần mềm quản trị nhân sự (HRM) hoặc phần mềm quản lý nguồn nhân lực (HRMS) được tạo ra để quản lý thông tin về nhân sự trong tổ chức. Nó giúp quản lý thông tin liên quan đến nhân viên, quản lý tiến trình tuyển dụng, quản lý lương, đào tạo và phát triển nhân viên.
- Chức năng: Phần mềm quản trị nhân sự bao gồm quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý chấm công, quản lý các quy trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển, và quản lý các chính sách và quy định liên quan đến nhân sự.
- Người dùng chính: Bộ phận nhân sự và quản lý nhân sự sử dụng phần mềm quản trị nhân sự để quản lý thông tin và hoạt động liên quan đến nhân sự.
Nói chung, phần mềm kế toán tập trung vào quản lý tài chính và giao dịch tài chính, trong khi phần mềm quản trị nhân sự tập trung vào quản lý thông tin và quy trình liên quan đến nhân sự. Cả hai loại phần mềm đều quan trọng trong việc quản lý một tổ chức, nhưng mục tiêu và chức năng của chúng khác nhau.
Hy vọng, bài viết trên đây đã cung cấp đầy đủ thông tin về phần mềm kế toán là gì? Lợi ích của phần mềm kế toán cũng như cách thức lựa chọn giải pháp phù hợp, hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn.
Nếu bạn muốn tìm kiếm một công cụ hỗ trợ làm báo cáo tài chính mà không cần sử dụng code, thì hãy liên hệ với zilcode – đơn vị chuyên cung cấp nền tảng nocode số 1 Việt Nam.
Tác giả
