Trong các bệnh viện và cơ sở y tế, thiết bị y tế đóng vai trò then chốt trong chẩn đoán và điều trị. Tuy nhiên, nhiều báo cáo quốc tế và trong nước chỉ ra rằng một tỷ lệ lớn thiết bị bị hỏng hóc, thất lạc hoặc sử dụng sai cách do công tác quản lý chưa hiệu quả. Bài viết này giới thiệu những sai sót thường gặp khi quản lý thiết bị y tế, hậu quả đi kèm và giải pháp khắc phục, từ đó giúp các cơ sở y tế nâng cao hiệu quả vận hành và đảm bảo an toàn cho người bệnh.

Contents

Sai sót thường gặp khi quản lý thiết bị y tế

Trong lĩnh vực y tế, thiết bị đóng vai trò sống còn trong việc hỗ trợ chẩn đoán, điều trị và cứu sống bệnh nhân. Tuy nhiên, theo báo cáo của Tổ chức Y tế Thế giới (WHO, 2022), có đến 40% thiết bị y tế ở các nước thu nhập thấp và trung bình không được sử dụng đúng cách hoặc thường xuyên hỏng hóc do quản lý chưa hiệu quả. Điều này cho thấy việc quản lý thiết bị y tế không chỉ liên quan đến hiệu quả vận hành mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến sự an toàn của người bệnh.

Với nhiều năm kinh nghiệm tư vấn giải pháp quản lý thiết bị cho bệnh viện và phòng khám, tôi nhận thấy rằng các sai sót thường tập trung ở ba nhóm chính: quy trình, con người và công nghệ.

Để khắc phục những vấn đề này, nhiều cơ sở y tế đã bắt đầu ứng dụng phần mềm quản lý thiết bị y tế GSOFT nhằm số hóa toàn bộ quy trình, giúp kiểm soát thiết bị hiệu quả hơn và giảm thiểu rủi ro.

Sai sót thường gặp khi quản lý thiết bị y tế

Thiếu kiểm kê và hồ sơ quản lý thiết bị

Nhiều cơ sở y tế chưa xây dựng hệ thống quản lý hồ sơ đầy đủ cho từng loại thiết bị. Hậu quả là không biết rõ số lượng, tình trạng hoạt động, lịch sử bảo trì. Một nghiên cứu của Journal of Clinical Engineering (2021) cho thấy, khoảng 25% thiết bị y tế trong các bệnh viện lớn bị thất lạc hoặc không rõ tình trạng sử dụng do thiếu quản lý hồ sơ.

Lỏng lẻo trong quy trình bảo trì và hiệu chuẩn

Thiết bị y tế, đặc biệt là các máy chẩn đoán hình ảnh (MRI, CT), máy thở, hay monitor theo dõi bệnh nhân, cần được hiệu chuẩn định kỳ. Tuy nhiên, nhiều đơn vị bỏ qua hoặc làm qua loa. Theo ý kiến của TS. Nguyễn Hữu Tùng – Chuyên gia Công nghệ Y sinh, “Nếu thiết bị không được bảo trì đúng lịch, nguy cơ đưa ra kết quả sai lệch có thể tăng gấp 3 lần so với thông số chuẩn.”

Thiếu đào tạo cho nhân viên sử dụng

Không ít sự cố thiết bị xuất phát từ việc nhân viên y tế chưa được đào tạo bài bản. Ví dụ, vận hành sai chế độ của máy thở có thể gây nguy hiểm trực tiếp đến bệnh nhân. Theo báo cáo của Cục Quản lý Khám chữa bệnh – Bộ Y tế Việt Nam (2021), hơn 35% lỗi liên quan đến thiết bị y tế bắt nguồn từ sai sót của con người.

Quản lý ngân sách và mua sắm thiếu minh bạch

Một số bệnh viện gặp khó khăn khi lựa chọn thiết bị phù hợp. Tình trạng mua sắm theo phong trào, không dựa trên nhu cầu thực tế, dẫn đến lãng phí. Hơn nữa, ngân sách phân bổ cho bảo trì và thay thế thường không được chú trọng bằng chi phí mua sắm ban đầu.

Chưa ứng dụng công nghệ quản lý hiện đại

Phần lớn các bệnh viện vừa và nhỏ vẫn sử dụng sổ sách thủ công để quản lý. Điều này khiến dữ liệu dễ bị sai sót, khó theo dõi và không kịp thời đưa ra quyết định. Trong khi đó, các hệ thống CMMS (Computerized Maintenance Management System) hoặc phần mềm quản lý thiết bị y tế có thể giảm tới 50% thời gian giám sát và báo cáo, theo nghiên cứu của Frost & Sullivan (2020).

Hậu quả của sai sót trong quản lý thiết bị y tế

Sai sót trong quản lý thiết bị không chỉ gây thiệt hại về tài chính mà còn để lại những hậu quả nghiêm trọng:

Ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn bệnh nhân: Ví dụ, một máy sốc tim không hoạt động đúng lúc có thể khiến tỷ lệ tử vong tăng cao.
Giảm uy tín cơ sở y tế: Khi sự cố xảy ra liên tục, người bệnh mất niềm tin vào chất lượng khám chữa bệnh.
Chi phí sửa chữa và thay thế tăng cao: Theo thống kê từ American Hospital Association (AHA, 2021), chi phí sửa chữa khẩn cấp do thiết bị hỏng đột ngột thường cao gấp 2–3 lần so với chi phí bảo trì định kỳ.
Nguy cơ pháp lý: Các cơ sở y tế có thể đối mặt với kiện tụng nếu thiết bị hỏng hóc gây ra hậu quả nghiêm trọng cho bệnh nhân.

Giải pháp hạn chế sai sót trong quản lý thiết bị y tế

Xây dựng quy trình quản lý chuẩn hóa

Các bệnh viện cần thiết lập hệ thống hồ sơ thiết bị y tế điện tử, trong đó bao gồm thông tin: ngày mua, số serial, tình trạng hoạt động, lịch bảo trì. Việc chuẩn hóa này giúp minh bạch và dễ dàng kiểm tra chéo khi có sự cố.

Tăng cường đào tạo nhân sự

Nhân viên y tế cần được đào tạo định kỳ về cách sử dụng và bảo trì thiết bị. Theo chuyên gia GS. Trần Văn A – Đại học Y Dược TP.HCM, “Đào tạo liên tục cho nhân viên là biện pháp hiệu quả nhất để giảm 30–40% sự cố liên quan đến thiết bị.”

Đầu tư vào công nghệ quản lý thông minh

Ứng dụng phần mềm CMMS hoặc hệ thống IoT (Internet of Things) để giám sát tình trạng thiết bị theo thời gian thực. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu lỗi thủ công mà còn cảnh báo sớm khi thiết bị có dấu hiệu bất thường.

Cân đối ngân sách hợp lý

Ngoài chi phí mua sắm, cần phân bổ tối thiểu 15–20% ngân sách cho hoạt động bảo trì và thay thế định kỳ. Đây là khoản đầu tư mang lại lợi ích lâu dài, giảm chi phí phát sinh không cần thiết.

Tăng cường hợp tác với nhà cung cấp uy tín

Chọn đơn vị cung cấp thiết bị và dịch vụ bảo trì có chứng nhận quốc tế (ISO 13485, CE, FDA) để đảm bảo chất lượng. Đồng thời, thiết lập hợp đồng bảo trì dài hạn nhằm duy trì thiết bị ở trạng thái tốt nhất.

Quản lý thiết bị y tế là một công việc phức tạp, đòi hỏi sự kết hợp giữa quy trình chuẩn hóa, công nghệ hiện đại và nguồn nhân lực được đào tạo chuyên sâu. Những sai sót trong quản lý nếu không được khắc phục kịp thời có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến an toàn bệnh nhân, uy tín cơ sở y tế và chi phí vận hành.

Để giảm thiểu rủi ro, các bệnh viện cần thay đổi cách tiếp cận: từ quản lý thủ công sang ứng dụng công nghệ, từ chú trọng mua sắm sang đầu tư vào đào tạo và bảo trì. Khi đó, hệ thống y tế mới có thể vận hành bền vững và hiệu quả, đồng thời mang lại sự an tâm cho cả bác sĩ lẫn bệnh nhân.

Một giải pháp được nhiều bệnh viện, phòng khám lựa chọn hiện nay là ứng dụng phần mềm quản lý thiết bị y tế để tối ưu quy trình. Trong đó, GSOFT là đơn vị tiên phong cung cấp giải pháp phần mềm quản lý toàn diện, hỗ trợ theo dõi tình trạng thiết bị, lịch sử bảo trì và nhắc nhở kiểm định định kỳ. Việc ứng dụng công nghệ từ những nhà cung cấp uy tín giúp các cơ sở y tế giảm thiểu sai sót, tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng chăm sóc bệnh nhân.