Sai sót là điều vốn xảy ra thường xuyên trong suốt quá trình làm việc của mỗi người.
Xử lý hóa đơn điện tử viết sai cũng như thế, chúng ta cần phải căn cứ vào những lỗi sai rồi mới đưa ra được những cách xử lý thích hợp nhất, điều chỉnh đúng theo quy định.
Contents
Căn cứ vào hướng dẫn
- Điều 9 – là xử lý các loại hóa đơn điện tử đã lập của Thông tư 32/2011/TT-BTC.
- Các công văn liên quan khác hướng dẫn xử lý cho từng trường hợp sai sót cụ thể.
Các cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai như sau:
- Nếu hóa đơn sai đó chưa được gửi cho khách hàng thì sẽ hủy hóa đơn lập sai và lập lại một hóa đơn mới.
- Nếu hóa đơn sai đó đã được gửi cho khách hàng thì hãy xác định xem hóa đơn điện tử có sai sót đó đã được kê khai thuế hay chưa:
- Nếu hóa đơn chưa khai thuế: lập biên bản để hủy – sau đó lập lại hóa đơn mới.
- Nếu hóa đơn điện tử đã được khai thuế: lập biên bản để điều chỉnh – xuất lại hóa đơn điều chỉnh sai sót.
- Riêng đối với những trường hợp sai tên của công ty, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế thì cần phải lập biên bản để điều chỉnh.
Cách để điều chỉnh, hủy bỏ, lập lại hóa đơn điện tử khi có sai sót
-
Trường hợp 1: xử lý hóa đơn điện tử viết sai khi hóa đơn đã có sai sót nhưng chưa được gửi cho khách hàng.
Đây là trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót nhưng chưa được gửi cho khách hàng thì người bán phải hủy hóa đơn và lập hóa đơn điện tử mới rồi giao cho khách hàng.
Các hóa đơn điện tử đã được hủy phải lưu trữ lại để phục vụ cho việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Lưu ý:
- Trong trường hợp này bên bán không lập biên bản hủy hóa đơn.
- Cách này xử lý được cho mỗi lỗi sai.
-
Trường hợp 2: xử lý hóa đơn điện tử viết sai khi đã được gửi cho khách hàng
- Xử lý các hóa đơn điện tử viết sai tên công ty, địa chỉ
Khi hóa đơn sai sót về địa chỉ mua hàng nhưng lại đúng mã số thuế thì đôi bên phải lập biên bản để điều chỉnh, miễn xuất hóa đơn điều chỉnh.
Đối với hóa đơn sai địa chỉ và tên công ty thì hai bên chỉ cần biên bản để điều chỉnh hóa đơn.
- Xử lý các hóa đơn điện tử viết sai các chỉ tiêu còn lại trong từng trường hợp cụ thể:
Trong việc xử lý hóa đơn điện tử đã viết sai nhưng đã gửi cho khách hàng rồi sẽ được thực hiện nhiều cách để điều chỉnh.
Phụ thuộc vào trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót được sử dụng và kê khai thuế hay chưa.
-
Vấn đề khi đã xuất hóa đơn và gửi cho khách hàng nhưng chưa giao hàng, cung ứng dịch vụ, các hóa đơn điện tử đã lập để gửi cho người mua, người bán chưa kê khai thuế:
Nếu phát hiện ra sai sót thì cần thực hiện theo cách: hủy đi hóa đơn điện tử sai sót rồi lập lại hóa đơn mới.
- Bước 1: bên bán và bên mua xác nhận cái sai sót và đồng ý hủy đi hóa đơn làm sai.
- Bước 2: bên bán và bên mua phải lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định gửi cho người mua, buộc phải ghi dòng chữ “hóa đơn này đã thay thế hóa đơn số……, ký hiệu, ngày tháng năm”.
Lưu ý:
- Hóa đơn điện tử đã được hủy thì bắt buộc phải lưu trữ lại để phục vụ cho việc điều tra sau này của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Cách xử trên phù hợp với tất cả các lỗi sai trừ lỗi sai tên công ty và địa chỉ.
-
Vấn đề khi hóa đơn điện tử sai và đã gửi cho khách hàng, đã giao hàng hóa, dịch vụ, cung ứng sản phẩm đã khai thuế.
Khi mới phát hiện ra sai sót cần xử lý theo cách địa chỉ hóa đơn.
Cụ thể làm như sau:
- Bước 1: hai bên cùng nhau làm thỏa thuận và ký bằng thư điện tử khi hai bên ghi rõ ra sai sót.
- Bước 2: bên bán lập ra hóa đơn ghi rõ sai sót điều chỉnh mức độ tăng giảm hàng hóa, giá bán, suất thuế, giá trị gia tăng, ký hiệu,….
>> Căn cứ vào điều chỉnh và sai sót bên bán và bên mua thực hiện việc kê khai theo theo đúng chuẩn quy định của pháp luật về việc quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
Lưu ý:
Hóa đơn hiện hành không được ghi âm (-).
Cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai mã số thuế, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, ngày tháng năm khi đã khai thuế.
>>> Đây là phần sai sót không ảnh hưởng đến tiền bạc, các bạn không thể điều chỉnh tăng giảm mà chỉ được điều chỉnh sai sót.
- Bước 1: cùng lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, hai bên cùng ghi rõ sai sót.
- Bước 2: bên bán lập hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ sai sót, nội dung đúng và nội dung sai, ký hiệu,….
Cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai số lượng, đơn giá, thành tiền, tiền thuế, tổng thanh toán, tiền hàng khi đã được khai báo thuế.
>>> Đây là những sai sót liên quan đến tiền bạc nên các bạn phải thực hiện tăng giảm và điều chỉnh con số.
- Bước 1: cùng nhau lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, để hai bên kí.
- Bước 2: bên bán lập hóa đơn để điều chỉnh tăng giảm.
Tổng kết
Dịch vụ kế toán ACS nêu một số những sai sót không đáng có và cách xử lý của nó, một phần nào các bạn cũng hiểu rõ được độ quan trọng của nó.
Sai những cái nhỏ nhặt thì xử lý nhẹ nhàng, sai phạm đến doanh thu, lợi nhuận thì quả thật là không nhẹ nhàng chút nào.
Các bạn hãy áp dụng những cách xử lý mà tác giả nêu trên nhé.
CÔNG TY TNHH SÀI GÒN ACS
Trụ sở chính: 37/2A Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 17, Quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam
VPĐD: 1/5 Tam Bình, Phường Hiệp Bình Chánh, Quận Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam
MST: 0 3 1 4 4 7 1 8 9 9
Hotline Tư vấn: 0906 553 994
Tác giả
