Số sách kế toán là gì? Phân loại sổ sách kế toán

Hệ thống sổ sách kế toán rất đa dạng và mỗi loại sổ có những chức năng riêng. Kế toán cần hiểu cách phân loại hệ thống kế toán từ các góc độ khác nhau để có thể dễ dàng phản ánh và quản lý thông tin. Vì vậy, trong bài viết hôm nay, mình sẽ giới thiệu sổ sách kinh doanh là gì và sổ sách kinh doanh được phân loại như thế nào nhé!

Sổ sách kế toán là gì?

Nghiệp vụ kế toán
Nghiệp vụ kế toán

Sổ kế toán là sổ sách ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế xảy ra trong một công ty và được ghi chép vào từng thời điểm theo quy trình nhằm mục đích đối chiếu và theo dõi. Có các loại sổ cái khác được sử dụng để theo dõi chi tiết các thay đổi đối với các loại đối tượng kế toán cụ thể (ví dụ: theo dõi sổ cái, thay đổi hàng tồn kho, sổ cái chỉ theo dõi doanh thu  bán hàng chưa được thu thập, mua hàng chưa thanh toán, v.v.).

Do đó, có các loại sổ  kế toán sau: Sổ Cái theo dõi tình hình tăng, giảm của các đối tượng kế toán. Một sổ chi tiết để theo dõi từng mặt hàng. Nhật ký chi tiết để theo dõi từng mục. Một công ty cũng có thể thiết kế các nhật ký đặc biệt (nhật ký nhận tiền mặt, nhật ký rút tiền mặt, nhật ký bán hàng chưa thu, nhật ký mua hàng chưa thanh toán).

Phân loại sổ sách kế toán và ý nghĩa từng loại

Sổ nhật ký chung
Sổ nhật ký chung

Nhật ký chung: Là sổ ghi chép về tất cả các hoạt động kinh tế xảy ra trong một công ty trên cơ sở một bộ chứng từ kế toán (bao gồm chứng từ kế toán và chứng từ gốc), và được ghi chép theo thứ dòng thời gian. Tạp chí tổng hợp này được xuất bản mỗi tháng một lần (12 tạp chí tổng hợp mỗi năm, nhưng một số công ty xuất bản một tạp chí tổng hợp mỗi năm một lần). Mục đích là để ghi lại tất cả các giao dịch kinh tế  của công ty vào một cuốn sổ này. Nếu bạn muốn biết số lượng giao dịch của tháng, quý hoặc năm này, chỉ cần lấy sổ nhật ký chung và kiểm tra. 

Nhật ký đặc biệt là gì? Hay sổ nhật ký đặc biệt có nội dung gì – sổ nhật ký có định dạng gì?. Vì kế toán đều làm việc với phần mềm kế toán nên hình thức này đã lỗi thời Vì vậy bạn hầu như chỉ thấy  nhật ký chung, nhưng nhật ký cụ thể này chỉ có bạn biết (nó có từ khi tôi làm như một kế toán thủ công, nhưng bây giờ kế toán máy tính đã không còn áp dụng)

Nhật ký đặc biệt là các bản ghi đặc biệt về các giao dịch thường được sử dụng cho các doanh nghiệp có rủi ro cao, chẳng hạn như tạp chí nhận tiền mặt, nhật ký rút tiền mặt, nhật ký bán hàng và nhật ký mua hàng. Ghi chép riêng các sổ này để tiện  quản lý và truy xuất thông tin. 

Theo nguyên tắc chung, tất cả các giao dịch tài chính và tài chính xảy ra phải được ghi vào một sổ nhật ký chung. Tuy nhiên, nếu có nhiều nghiệp vụ  phát sinh ở một hoặc nhiều đối tượng kế toán thì phải ghi nhiều dòng (thì ghi trong trường hợp sổ nhật ký) để đơn giản và giảm bớt việc chuyển từ tổng giám đốc sang bảng kê tổng hợp. Ngoài ra, yêu cầu nhân viên LAB giữ nhiều nhật ký cùng một lúc (một số giữ danh bạ chung, một số giữ biểu tượng, thu tiền đặc biệt, hướng dẫn thanh toán đặc biệt). Nhật ký kinh doanh  có thể mở sổ đăng ký đặc biệt để ghi chép riêng biệt các giao dịch đã xảy ra liên quan đến các đối tượng kế toán này.

Tạp chí đặc biệt là một bộ phận của tạp chí tổng hợp nên cách thức ghi giống như tạp chí tổng hợp. Tuy nhiên, để tránh  trùng lặp các nghiệp vụ được ghi trong sổ nhật ký đặc biệt, không được ghi vào sổ nhật ký chung. Trong trường hợp này, cơ sở ghi sổ kế toán là  Nhật ký chung và  Nhật ký đặc biệt. 

Có những loại  nhật ký đặc biệt: nhật ký thanh toán tiền mặt; nhật ký bán hàng;  nhật ký mua hàng

– Nhật ký bán hàng đặc biệt chưa được thu được tiền: Hồ sơ giao dịch ghi có bán hàng hóa, hàng hóa và dịch vụ. Các nghiệp vụ thu tiền ngay được ghi vào sổ nhật ký chuyên thu tiền mặt. Các giao dịch bán  tài sản khác không phải là sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ (tài sản cố định, phế liệu, …) thường được ghi chung vào sổ nhật ký. 

– Nhật ký thu tiền: Dùng để ghi chép tất cả các hoạt động thu tiền của công ty (tách biệt với Nhật ký thu tiền đặc biệt và Nhật ký tiền gửi ngân hàng đặc biệt). Hoạt động thu tiền thông thường của chúng tôi chủ yếu là thu tiền bán hàng và trả nợ bằng cách thu tiền của khách hàng. 

– Nhật ký mua hàng tồn đọng: Được sử dụng để ghi lại tất cả các khoản mua hàng chưa thanh toán cho người bán (mua tài sản cố định, mua hàng hóa, mua nguyên vật liệu, mua công cụ, v.v.). 

– Nhật ký giải ngân tiền mặt: Sổ nhật ký giải ngân tiền mặt dùng để ghi lại tất cả các nghiệp vụ giải ngân tiền mặt cho công ty (có thể lập sổ nhật ký giải ngân tiền mặt và sổ nhật ký giải ngân  tiền gửi ngân hàng riêng).

Lưu ý: Bạn không nhất thiết phải tạo một cuốn nhật ký đặc biệt, nhưng nó phụ thuộc vào cách thức hoạt động của công ty bạn. Một sổ nhật ký đặc biệt được tạo ra để giảm số lượng giao dịch được ghi trên sổ cái. Đối với các giao dịch nhỏ, không cần tạo nhật ký đặc biệt. Trong thực tế, vấn đề đặc biệt này không được áp dụng vì nó được thực hiện hoàn toàn trong phần mềm kế toán. Trước đây, loại hình ghi sổ kế toán này  chủ yếu được thực hiện thủ công.

Mục đích ghi sổ cái tài khoản

Sổ cái tài khoản
Sổ cái tài khoản

Sổ Cái Tài Khoản: Sổ Cái dùng để theo dõi tình hình tăng, giảm của một tài khoản trong  kỳ tài chính (tháng, quý, năm) và dùng để theo dõi số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ của tài khoản đó. Và chúng tôi mở sổ cái này  mỗi  tháng một lần. Nhưng một số công ty mở cuốn sách mỗi năm một lần, và điều đó đúng. Qua bài viết này, bạn đã biết sổ cái là gì chưa? Còn bây giờ, hãy hiểu những điều trên. Chúng tôi khuyên bạn nên nghiên cứu các đặc điểm kế toán của từng loại, Loại 1 đến Loại 9 và quay lại định nghĩa về sổ cái. 

Mục đích của việc ghi sổ chi tiết

Sổ Cái Chi Tiết Tài Khoản: Dùng để theo dõi chi tiết theo đối tượng (cá nhân hoặc pháp nhân) hoặc theo số lượng cho từng mặt hàng, Và sổ cái chi tiết có bản chất giống như sổ cái được thiết kế để theo dõi tình hình tăng, giảm của sự vật, mặt hàng đó. Nó cũng theo dõi số dư mở và đóng. Tập sách nhỏ này cũng được xuất bản hàng tháng, một số công ty còn mở sổ chi tiết tài khoản theo từng năm.

Cách lưu trữ sổ cái chi tiết, cách  lấy  những gì trên sổ cái (bao gồm số, ngày tháng, mô tả, hóa đơn đối chiếu), cách sao chép mọi thứ, cách bỏ qua sổ cái chi tiết hoặc để hạch toán  chi tiết (hoặc mang theo giấy tờ kế toán của bạn Hồ sơ). 

Vì vậy sổ cái  chi tiết là bắt buộc để theo dõi  một cá nhân hay một pháp nhân hay một mặt hàng cụ thể và chắc chắn 100% rằng sổ cái chi tiết cần có mã, sổ cái tổng hợp của các tài khoản có gì khác nhau. Đối tượng hoặc mã mặt hàng để theo dõi trong khi sổ cái được ghi lại mà không theo dõi đối tượng

Sổ chi tiết hàng hóa
Sổ chi tiết hàng hóa

Lưu ý:

Tổng tất cả các số tiền trên sổ cái chi tiết (bao gồm tăng, giảm, số  dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ) của một sổ cái phải bằng  số tiền trên sổ cái của tài khoản đó. 

Tổng tất cả các số tiền trên sổ cái chi tiết (bao gồm tăng, giảm, số  dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ) của một sổ cái phải bằng  số tiền trên sổ cái của tài khoản đó. Tháng 1 năm 2015 có hai lần tạm ứng

Trong tháng 1/2015. Có 2 khoản tạm ứng:

  1. Số tiền trả trước cho MR Tuấn đi công tác Hà Nội 2 ngày vào ngày 01/01/2015 là 2.000.000 đồng.
  2. Thanh toán trước tiền mua nguyên vật liệu  4.000.000 cho ông Nguyễn Hà ngày 05/01/2015

Cách điền:

  1. Đầu tiên, ghi hai nghiệp vụ trên vào sổ cái của đại lý thanh toán (tài khoản 141). 
  2. Tiếp theo, viết ra một ngày dự kiến ​​cho anh Tuấn và anh Hà.
  3. Tiếp theo, lập bảng tổng hợp các sổ chi tiết trước của  Tuấn và  Hà (bảng này được lấy từ các sổ chi tiết trước của từng chi tiết cụ thể) như hình bên dưới
    Sổ chi tiết tạm ứng
    Sổ chi tiết tạm ứng

    Lời kết

    Qua bài viết trên chúng tôi đem đã đến những thông tin phân tích sổ sách kế toán là gì? và phân biệt mục đích từng sổ sách kế toán. Hy vọng, bài viết này sẽ giúp bạn hiểu được sổ sách kế toán là gì và cũng hiểu cách thức điền thông tin của từng loại giấy tờ.

    Để được tư vấn  về các biểu mẫu  thuế và phần mềm kế toán trực tuyến Fast Accounting, vui lòng liên hệ  CÔNG TY PHẦN MỀM FAST qua thông tin sau: https://faonline.vn.

    VĂN PHÒNG TẠI TP HÀ NỘI

    Ðịa chỉ: Tầng 3, Tòa nhà CT1B, Khu VOV, P. Mễ Trì, Q. Nam Từ Liêm, TP. Hà Nội

    Tổng đài: (024) 7108-8288

    Hỗ trợ ngoài giờ: (024) 7108-8288 (line 4)

    VĂN PHÒNG TẠI TP HỒ CHÍ MINH

    Ðịa chỉ: Số 29, Đường số 18, Khu phố 4, P. Hiệp Bình Chánh, TP. Thủ Đức, TP. HCM

    Tổng đài mua hàng: (028) 7108-8788

    Tổng đài CSKH: 1900-2130 (24/7)

    Fax: (028) 3848-6068

    VĂN PHÒNG TẠI TP ÐÀ NẴNG

    Ðịa chỉ: Số 59B Lê Lợi, P. Thạch Thang, Q. Hải Châu, TP. Đà Nẵng

    Tổng đài: (0236) 381-0532

    Fax: (0236) 381-2692

    Hỗ trợ ngoài giờ: 090-588-8462

Tác giả

Leave a Reply

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.