Hướng dẫn in hóa đơn điện tử chi tiết theo quy định của pháp luật

Bạn đang thắc mắc làm cách nào để in hóa đơn điện tử? Bạn đang không biết liệu in hóa đơn như thế nào là hợp pháp? Vậy thì bài viết dưới đây sẽ giúp bạn trả lời những câu hỏi này. 

Cách in hóa đơn điện tử
Hướng dẫn in HĐĐT

Tại sao phải in hóa đơn điện tử ? 

Từ trước khi hóa đơn điện tử ra đời thì hóa đơn giấy luôn là sự lựa chọn của các doanh nghiệp. Sau khi Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định rằng các doanh nghiệp luôn phải in hóa đơn giấy để phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thì cách in hóa đơn điện tử được phổ biến rộng rãi. Tuy ngày nay, hóa đơn điện tử được sử dụng rộng rãi nhưng đôi lúc chúng ta cần phải có hóa đơn giấy nhằm mục đích kiểm tra, giám sát. 

>>> Tham khảo: 10 điểm mới của Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử

Tóm lại, những mục đích của việc in hóa đơn điện tử là:

  • Chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa để buôn bán dễ dàng
  • Lưu thông hàng hóa trên đường, giúp cho việc kiểm tra của cơ quan chức năng diễn ra thuận lợi hơn
  • In hóa đơn để lưu trữ kế toán theo yêu cầu của bộ Luật 
  • Phục vụ công tác điều tra ở các vụ án 

Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật 

Khi hóa đơn điện tử trở nên phổ biến, cách in hóa đơn điện tử cũng được nhiều người quan tâm. Sau đây hãy cùng tìm hiểu cách in hóa đơn điện tử hợp pháp:

In bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử 

Theo Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định rằng hóa đơn điện tử bản chuyển đổi chỉ được sử dụng duy nhất 1 lần. Trước khi in hóa đơn thì kế toán nên kiểm tra trước khi nhấn vào ô IN HÓA ĐƠN. Một vấn đề lưu ý nữa là sẽ có 2 loại hóa đơn cần được chọn sau khi in hóa đơn. Kế toán sẽ chọn giữa in chuyển đổi lưu trữ hoặc in chuyển đổi vận chuyển. Ngoài ra, bên cạnh nút in hóa đơn còn có nút xem trước để bạn quyết định việc in hóa đơn của mình. 

Ở phần cuối cùng của bản in hóa đơn điện tử có 3 phần chữ ký, bao gồm: Người mua, người chuyển đổi và người bán. Theo điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC, chỉ khi người đại diện pháp luật của bên bán chịu ký vào hóa đơn điện tử thì hóa đơn mới có hiệu lực pháp lý. 

>>> Xem thêm: Cách xuất hóa đơn điện tử

In hóa đơn điện tử bản sao

Trong một vài trường hợp nhất định, bên bán có thể in bản sao của hóa đơn điện tử. Để làm được điều này cần vào phần tìm kiếm hóa đơn cần in, nhấn vào nút IN HÓA ĐƠN để in. 

Nếu muốn in bản in ra giấy, bên kế toán sẽ tải bản PDF và đặt lệnh in trên máy tính của doanh nghiệp. Vì bản in này không có giá trị thanh toán, chỉ có giá trị lưu giữ nên kế toán có thể in thành nhiều bản khác nhau.

Những quy định về việc in hóa đơn điện tử
Những quy định về hóa đơn điện tử mới nhất

Giá trị pháp lý của bản in hóa đơn điện tử 

Các hóa đơn giấy mà được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử thì sẽ chỉ có 1 bản có giá trị pháp lý. Bản này phải có toàn vẹn nội dung của hóa đơn gốc, có ký hiệu riêng để xác nhận là các bản chuyển đổi. Bên cạnh đó trên hóa đơn cũng cần có phải có chữ ký, họ tên của người chuyển đổi và có dấu mộc đỏ, chữ ký của người đại diện bên bán.

Bạn phải nhớ rằng hóa đơn điện tử không có giá trị thanh toán hay giao dịch, nó chỉ có tác dụng như một chứng từ chứng minh nguồn gốc của hàng hóa. Trong trường hợp máy in có kết nối thông tin và dữ liệu đến cơ quan thuế thì hóa đơn này sẽ có giá trị giao dịch.

Hóa đơn điện tử kết nối với cục thuế
Hóa đơn điện tử kết nối với cục thuế

Cách xử lý khi làm mất hóa đơn điện tử

Vì hóa đơn điện tử khi làm mất sẽ không có bản thay thế cho nên nếu mất thì doanh nghiệp sẽ phải cung cấp mã tra cứu hóa đơn điện tử trên cổng thông tin của Tổng cục thuế.

Một trong những ưu điểm của hóa đơn điện tử là có thể xem hóa đơn gốc trên bản thể hiện trực tuyến. Nên khi đi qua cửa khẩu kiểm tra hàng hóa, bạn có thể đưa cho người kiểm tra xem. 

Không chỉ vậy, in hóa đơn ra còn có những tính năng sau:  quản lý hóa đơn, hỗ trợ nhiều mẫu báo cáo thống kê, mẫu báo cáo phục vụ cho khai thuế, tích hợp truyền dẫn dữ liệu đến phần mềm quản lý SAP, ERP, CRM, phần mềm kế toán, …

>>> Xem thêm: HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ GỒM CÓ MẤY LOẠI?

Lưu ý khi in HĐĐT

Cách in hóa đơn điện tử khá đơn giản nhưng cần đảm bảo đúng quy trình theo quy định của pháp luật. Sau đây là một vài lưu ý về cách in: 

  • Lưu ý kiểm tra nội dung cũng như các yêu cầu khác vì việc in hóa đơn này chỉ được in đúng 1 lần 
  • Hóa đơn được in phải thể hiện toàn vẹn nội dung của hóa đơn gốc 
  • Chứng từ giấy sau khi in phải có chữ ký, họ tên, đóng dấu của người chịu trách nhiệm pháp lý. Người thực hiện điều này là bên bán

Bài viết trên với những thông tin về hướng dẫn về cách in hóa đơn điện tử chi tiết theo quy định của pháp luật. Hy vọng đã giúp bạn có cái nhìn toàn diện về hóa đơn điện tử và các thông tin liên quan. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc về hóa đơn điện tử, bạn có thể truy cập website  invoice.fast.com.vn để có thể biết thêm thông tin chi tiết.

Phần mềm Hóa đơn điện tử Fast e – Invoice

Văn phòng tại TP Hồ Chí Minh

Ðịa chỉ: Số 29, Đường số 18, Khu phố 4, P. Hiệp Bình Chánh, TP. Thủ Đức, TP. HCM

Tổng đài mua hàng: (028) 7108-8788

Tổng đài CSKH: 1900-2130 (24/7)

Fax: (028) 3848-6068

Website: https://invoice.fast.com.vn/

Tác giả

Leave a Reply

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.